Näin pidät ajopäiväkirjaa oikein

Ajopäiväkirjan täyttämisestä voi olla kiinni se, saatko ajoneuvon työkäytöstä kaikki korvaukset ja verovähennykset, joihin olet oikeutettu.

Tämä artikkeli sisältää käytännön ohjeita ajokilometrien seurantaan ja seurantamenetelmiin sekä muita tärkeitä vinkkejä. Lue lisää ja varmista, että saat vähennykset täysimääräisinä.

Mikä ajopäiväkirja on?

Ajopäiväkirja on kirjaimellisesti päiväkirja, jolla pidetään kirjaa oman tai työsuhdeauton työhön liittyvistä ajoista. Jos käytät omaa autoasi säännöllisesti asiakaskäynteihin, neuvotteluihin, toimistohankintojen tekemiseen ja vastaaviin, olet todennäköisesti oikeutettu kilometrikorvauksiin yritykseltä tai matkakuluvähennykseen verotuksessa. Tällaisten ajojen selvittämiseen tulee käyttää ajopäiväkirjaa.

Matkojesi automaattinen seuranta

Miljoonien kuljettajien luottosovellus

Automatisoi ajopäiväkirjasi Automatisoi ajopäiväkirjasi

Hae kilometrikorvauksia

Säästä aikaa

Automaattinen ja Verohallinnon vaatimukset täyttävä ajopäiväkirja.

Aloita ilmaiseksi Aloita ilmaiseksi

Miksi ajopäiväkirjan pitäminen on tärkeää?

Jos asianmukaista ajopäiväkirjaa tai muuta selvitystä oman auton käytöstä ei ole, kilometrikorvauksia ei makseta eikä verovähennyksiä hyväksytä. On siis oman etusi mukaista, että pidät ajokilometreistä kirjaa luotettavasti ja mahdollisimman helposti. Matkat kannattaa kirjata ajopäiväkirjaan heti matkan päätyttyä, jotta ne eivät unohdu.

Miten ajopäiväkirjaa pidetään?

Ajopäiväkirjan pitämiselle ei ole yhtä ainoaa oikeaa tapaa tai muotoa. Jotta ajopäiväkirja täyttäisi vaatimukset, sen tulee kuitenkin sisältää seuraavat tiedot:

• ajon alkamis- ja päättymisajankohta
• ajon alkamis- ja päättymispaikka sekä tarvittaessa ajoreitti
• matkan pituus
• ajon tarkoitus
• matkamittarin lukema ajon alussa ja lopussa
• auton käyttäjä
• autolla ajettujen kilometrien kokonaismäärä vuoden aikana.

Ajopäiväkirjaa voi pitää paperilla tai sähköisesti. Seuraavassa on erilaisia ajopäiväkirjojen muotoja, joista voit valita omiin tarpeisiisi sopivan.

Paperinen ajopäiväkirja

Yksinkertaisimmillaan ajopäiväkirja voi olla ruutuvihko, johon merkitset vaaditut tiedot itse. Saatavilla on myös valmiita tulostettavia ajopäiväkirjapohjia ja painettuja ajopäiväkirjavihkoja, joihin tiedot täytetään käsin. 

Paperisiin ajopäiväkirjoihin liittyy kuitenkin se haittapuoli, että jos ajopäiväkirja katoaa, tiedot ajokilometreistä katoavat myös. Siksi useimmat pitävätkin ajopäiväkirjaa nykyään sähköisesti

Sähköinen ajopäiväkirja

Sähköinen ajopäiväkirja on paperista kätevämpi, sillä siinä tiedot pysyvät paremmin tallessa. Ajopäiväkirjaa voi pitää esimerkiksi Excelissä tai muussa taulukkolaskentaohjelmassa. Lisäksi saatavilla on Driversnoten kaltaisia ajopäiväkirjasovelluksia, jotka mahdollistavat automaattisen ajokilometrien seurannan.

Kuten paperisissakin ajopäiväkirjoissa, myös Excelissä tai muussa tiedostomuodossa pidettävään ajopäiväkirjaan tiedot on syötettävä itse ja matkamittarin lukemat on muistettava kirjata ajon alussa ja lopussa.

Sovellus on tehokkain ja aikaa säästävin tapa pitää ajopäiväkirjaa kilometrikorvausten tai verovähennysten saamiseksi. Kun sovellukselle antaa luvan pitää automaattisesti kirjaa ajetuista matkoista, tiedot kertyvät itsestään. 

Helppo raportointi

Kun sovellus on kirjannut matkan, voit vain käydä merkitsemässä sen henkilökohtaiseksi tai työhön liittyväksi. Sovelluksesta on helppo luoda raportti, jonka palkansaaja voi lähettää työnantajalleen verottomien kilometrikorvausten saamiseksi tai toiminimiyrittäjä säilyttää veroilmoituksen tekemistä varten.

Vinkkejä ajopäiväkirjan pitämiseen

• Muista kirjata kaikki matkat ja varmistaa aina päivän päätteeksi, että matkat on kirjattu oikein.
• Paperisen ajopäiväkirjan sijasta kannattaa käyttää aikaa säästävää sovellusta.
• Pidä kirjaa myös henkilökohtaisista ajoista, sillä verovähennykset saadaksesi tarvitset myös tiedon ajoneuvolla ajetusta kokonaiskilometrien määrästä.
• Yksityishenkilön tulee säilyttää ajopäiväkirjoja kolme vuotta verotuksen päättymisestä. Yritysten, toiminimiyrittäjien ja muiden kirjanpitovelvollisten tulee säilyttää ajopäiväkirjoja kuusi vuotta tilikauden päättymisestä.
• Jos sinulla on kysyttävää kilometrikorvauksista, matkakuluvähennyksistä tai ajopäiväkirjoista, käänny kirjanpitäjäsi tai Verohallinnon puoleen.

Kun pidät ajopäiväkirjaa, noudata aina työnantajasi, kirjanpitäjäsi tai Verohallinnon antamia ohjeita. Näin saat ajamistasi matkoista asianmukaiset korvaukset tai vähennykset.