Verottajan vaatimukset ajopäiväkirjalle

Tietyissä tilanteissa ajopäiväkirja on pakollinen, jotta autolla tehdyistä ajoista saa kilometrikorvaukset tai verovähennykset. Tämä artikkeli sisältää tietoa ajopäiväkirjasta ja ajopäiväkirjan täyttämisestä sekä työntekijän että yrittäjän näkökulmasta.

Milloin ajopäiväkirja tarvitaan?

Ajopäiväkirjaa ei aina tarvitse pitää, mutta se vaaditaan seuraavissa tilanteissa:

• Auto on yrityksen omistuksessa ja yritys haluaa vähentää sen kulut verotuksessa.
• Työntekijällä on työsuhdeauto ja vapaa käyttöetu ja hän haluaa pienentää autoedun arvoa todellisen kilometrimäärän mukaiseksi.
• Työntekijällä on työsuhdeauto ja auton käyttöetu.
• Työntekijällä on työsuhdeauto ja vapaa autoetu tai auton käyttöetu, ja hänellä on työajoja enemmän kuin 30 000 km, jolloin autoedun arvoa voidaan pienentää.
• Toiminimiyrittäjä haluaa vähentää työhön liittyvät ajot verotuksessa

Muulloin ajopäiväkirjan pitäminen ei ole välttämätöntä. Jos työajoja omalla autolla on paljon ja haluat saada niistä kilometrikorvaukset, ajopäiväkirja on fiksuin tapa pitää kirjaa matkoista.

Matkojesi automaattinen seuranta

Miljoonien kuljettajien luottosovellus

Automatisoi ajopäiväkirjasi Automatisoi ajopäiväkirjasi

Hae kilometrikorvauksia

Säästä aikaa

Automaattinen ja Verohallinnon vaatimukset täyttävä ajopäiväkirja.

Aloita ilmaiseksi Aloita ilmaiseksi

Yrityksen auto ja ajopäiväkirja

Yrityksellä on oikeus vähentää liiketoimintansa tarpeisiin hankitun henkilöauton hankintahinnan ja käyttökustannusten arvonlisävero. Tämä koskee kuitenkin vain autoja, joita käytetään vain arvonlisäverovelvollisessa liiketoiminnassa. Tällöin autolla ei saa ajaa yksityisajoja lainkaan, ja vähäinenkin yksityiskäyttö poistaa vähennysoikeuden. Yrityksen tulee osoittaa verottajalle ajopäiväkirjan avulla, että autoa ei käytetä yksityisajoihin.

Pakettiauton osalta säännöt ovat hieman höllemmät, ja pakettiautolla saa ajaa jonkin verran yksityisajoja. Yksityis- ja liiketoiminta-ajot on kuitenkin selvitettävä huolellisesti ajopäiväkirjalla, ja vähennyskelpoista on vain liiketoimintaan liittyvien ajojen osuus.

Työsuhdeauto ja ajopäiväkirja

Työsuhdeauton käytöstä tulee pitää ajopäiväkirjaa, jos kyseessä on vapaa autoetu ja työntekijä haluaa pienentää autoedun määrää todellisia ajokilometrejä vastaavaksi, tai jos kyseessä on auton käyttöetu. Tarkempaa tietoa autoetutyypeistä on artikkelissa: Mitä työntekijän pitää tietää työsuhdeautosta?

Vapaa autoetu ja ajopäiväkirja

Vapaa autoetu tarkoittaa, että työnantaja maksaa kaikki työsuhdeautoon ja sen käyttämiseen liittyvät kustannukset, myös käyttövoimakustannukset (polttoaine ja/tai lataus). Autoedun määrä perustuu auton uushankinta-arvoon ja kiinteään kuukausisummaan tai ajokilometrimäärään. 

Jos työntekijällä on hyvin vähän yksityisajoja ja hän haluaa perustaa autoedun ajokilometrimäärään, hänen on pidettävä ajopäiväkirjaa yksityisajojen määrän selvittämiseksi.

Auton käyttöetu ja ajopäiväkirja

Auton käyttöetu tarkoittaa, että työnantaja maksaa tavallisesti kaikki muut työsuhdeautoon liittyvät kustannukset ja työntekijä maksaa käyttövoimakustannukset itse. Käyttöetuauton käyttö on selvitettävä ajopäiväkirjalla, jossa on eritelty selkeästi työ- ja yksityiskäyttö. Vuonna 2025 työnantaja voi vielä maksaa sähkö- ja hybridiauton latauksen verottomasti, mutta vuodesta 2026 lähtien veroton korvaus ei enää ole mahdollinen.

Toiminimiyrittäjä matkakuluvähennys

Kun toiminimiyrittäjä käyttää omaa autoaan liiketoiminnan ajoihin, hän on oikeutettu vähentämään matkakulut verotuksessa. Yrittäjän on tällöin pidettävä ajopäiväkirjaa autollaan ajetuista kilometreistä. Lue lisää artikkelista [Näin vähennät ajokilometrit verotuksessa.

Mitä ajopäiväkirjan on sisällettävä?

Verohallinto edellyttää, että ajopäiväkirja sisältää seuraavat tiedot:

• ajon alkamis- ja päättymisajankohta
• ajon alkamis- ja päättymispaikka sekä tarvittaessa ajoreitti
• matkan pituus
• ajon tarkoitus
• matkamittarin lukema ajon alussa ja lopussa
• auton käyttäjä
• autolla ajettujen kilometrien kokonaismäärä vuoden aikana.

Tämän lisäksi yrityksellä voi olla omia vaatimuksia, jos kyseessä on yritysauto tai jos työntekijä haluaa saada korvaukset omalla autolla ajetuista työhön liittyvistä matkoista. 

Ajopäiväkirjaa voi pitää paperilla tai sähköisesti. Kaikkein helpoin ratkaisu on ajopäiväkirjasovellus, joka käyttää GPS-paikannusta ja kirjaa ajetut matkat automaattisesti. Tällaisia sovelluksia on markkinoilla useita, ja yksi niistä on Driversnote. Se toimii sekä iOS- että Android-laitteilla ja sopii sekä yritysten että työntekijöiden käyttöön.